eFaktura 2027: Čo je to Peppol a ako nastaviť procesy (2. diel)

Téma: Koniec PDF v prílohe: Zoznámte sa s vaším novým „digitálnym poštárom“

V druhom diele nášho seriálu nadväzujeme na legislatívny úvod. Povinná B2B e-fakturácia nie je len legislatívna zmena, ale predovšetkým zmena technologického štandardu. Pre správne nastavenie firemných procesov je kľúčové pochopiť, ako funguje sieť Peppol a štátny systém IS EFA. Pozrieme sa „pod kapotu“ celého systému.

Nebojte sa, nebudete sa musieť učiť programovať ani zložito inštalovať nové servery. Celý proces bude pre vás ako užívateľa v podstate neviditeľný, pokiaľ budete mať správny nástroj.

Faktúra, ktorú prečíta počítač, nie človek

Dnešná PDF faktúra je ako obrázok. Vy vidíte sumu a dátum, ale počítač vidí len zhluk pixelov. Aby ju účtovný program spracoval, musí ju niekto prepísať alebo použiť zložitý čítací program. Nový formát (XML v štandarde Peppol) je ako balíček digitálnych dát. Váš počítač v ňom presne vie, kde je IČO, kde je DPH a kde je splatnosť.

Rozdiel medzi „vtedy“ a „potom“

Doteraz ste faktúru vytvorili, uložili do PDF (čo je vlastne len digitálny obrázok papiera) a poslali e-mailom. Príjemca si ju musel otvoriť, prepísať údaje do svojho bankovníctva alebo účtovníctva (kde často vznikali chyby v variabilných symboloch či sumách) a zaúčtovať.

Od roku 2027 (povinne pre B2B segment):

• Vystavíte faktúru vo svojom softvéri.
• Kliknete na odoslať.
• Softvér premení faktúru na štruktúrovaný dátový súbor (XML formát UBL).
• Tento súbor neletí e-mailom, ale cez zabezpečenú sieť priamo do softvéru vášho odberateľa.

Pre predstavu: Predstavte si to ako rozdiel medzi poslaním fotografie textu (PDF) a poslaním samotného textu, ktorému počítač rozumie a vie s ním okamžite pracovať (XML).

Zoznámte sa: Peppol a IS EFA (váš nový digitálny poštár)

Aby si dva rôzne účtovné programy rozumeli (napríklad vy máte jeden softvér a váš dodávateľ iný), potrebujú spoločný jazyk a bezpečnú cestu.

1. IS EFA (Informačný systém elektronickej fakturácie)

Toto je systém spravovaný Finančnou správou SR. Slúži ako centrálny uzol, cez ktorý budú faktúry prechádzať (alebo do ktorého budú reportované). Štát vďaka tomu zavádza model tzv. „clearance“. To znamená, že faktúra je validovaná (skontrolovaná) v reálnom čase.

Čo to znamená pre vás? Systém okamžite skontroluje, či má faktúra všetky náležitosti (IČO, DPH, dátumy). Ak niečo chýba, systém vás upozorní skôr, než faktúru odošlete partnerovi. Tým sa drasticky znižuje riziko pokút pri daňovej kontrole.

2. Sieť Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line)

Tu sa dostávame k tomu, prečo je tento systém výhodný aj pre firmy, ktoré chcú rásť. Peppol je medzinárodná sieť – predstavte si ju ako zabezpečenú diaľnicu pre dokumenty v celej EÚ. Ak sa napojíte na Peppol (čo za vás urobí váš softvér), váš „digitálny poštár“ dokáže doručiť faktúru rovnako spoľahlivo firme v Košiciach, ako obchodnému partnerovi v Berlíne. Odpadajú problémy s kompatibilitou formátov pri zahraničnom obchode.

Ako to bude prebiehať v praxi? (Krok za krokom)

Poďme si prejsť scenár, ktorý bude od roku 2027 vašou dennou rutinou. Cieľom je, aby ste videli, že proces je nastavený tak, aby šetril váš čas.

Krok 1: Vystavenie

Otvoríte svoj fakturačný program. Vyplníte položky tak, ako ste zvyknutí.

• Zmena: Už nebudete musieť riešiť, či má klient správne IČ DPH v registri, moderné softvéry to overia online automaticky pred vystavením.

Krok 2: Validácia a odoslanie

Kliknete na „Odoslať cez IS EFA/Peppol“.

• Váš softvér sa spojí so štátnym systémom.
• Prebehne blesková kontrola formátu (validácia).
• Ak je všetko „zelené“, faktúra dostane digitálnu pečiatku a putuje k odberateľovi.

Krok 3: Prijatie u odberateľa

Vášmu klientovi „cinkne“ faktúra priamo v jeho účtovníctve.

• Žiadne prepisovanie: Suma, dátum splatnosti aj IBAN sa načítajú automaticky.
• Žiadne stratené maily: Faktúra sa nemôže stratiť v SPAMe, pretože ide cez certifikovanú sieť.
• Okamžitá úhrada: Moderné systémy umožnia vytvoriť platobný príkaz jedným kliknutím.

Často kladené otázky (FAQ)

Čo ak urobím vo faktúre chybu? Dá sa to vrátiť? Systém IS EFA neznamená, že omyl je nezvratný. Ak zistíte chybu po odoslaní, vystavíte opravnú faktúru (dobropis). Proces je rovnaký ako dnes, len prebehne elektronicky cez systém. Vaše účtovníctvo tak bude mať presnú stopu o pôvodnej faktúre aj jej oprave.

Čo ak vypadne internet alebo systém Finančnej správy? Legislatíva počíta aj s tzv. „offline režimom“. Ak systém nebude dostupný, zákon stanoví postup, ako faktúru doručiť a dodatočne zaevidovať, keď systém nabehne. Vaše podnikanie sa nezastaví.

Týka sa to aj faktúr pre bežných občanov (nepodnikateľov)? V prvej fáze pre B2B (firmy) je systém povinný, ako sme uviedli v 1. časti. Pre B2C (fakturácia občanom) sa pravidlá môžu líšiť a zavádzať postupne, podobne ako to bolo pri eKase.

Koľko to bude stáť? Samotné používanie štátneho portálu IS EFA by malo byť bezplatné. Náklady môžu vzniknúť na strane vášho dodávateľa fakturačného softvéru (za vyššiu verziu programu alebo modul e-fakturácie).

Zdroje k článku:

PEPPOL Authority (OpenPeppol): https://peppol.org/ (Oficiálna stránka štandardu)
Slovensko.sk – Informačný systém elektronickej fakturácie: https://www.slovensko.sk/sk/agendy/agenda/_informacny-system-elektronickej (Štátny portál)
KROS – E-fakturácia: https://www.kros.sk/e-fakturacia/ (Príklad pripravenosti dodávateľov SW)